Comment équiper sa petite salle de réunion en visioconférence ? - CGMEDIA

Comment équiper sa petite salle de réunion en visioconférence ?

Une petite salle de réunion, c’est quoi ?  

Une salle de réunion c’est un espace collaboratif où nous allons échanger beaucoup d’idées, c’est peut-être ici où vous allez brainstormer ou travailler en petit groupe. C’est une salle  qui doit fonctionner simplement car ce n’est plus possible de nos jours de mettre autant de temps avant de devoir démarrer nos réunionsSi par exemple nous n’avons pas le bon convertisseur ou le bon câble HDMI. On doit avoir des salles qui fonctionnent simplement avec un seul câble maximum et un support minimum (ordinateur, tablette…)Ce n’est pas nécessaire d’avoir quelque chose de très compliqué. 

 Dans ces petites salles vous devez accueillir au maximum 6 personnes car au-dessus cela devient des salles de réunion. Dépassés 6 personnes vous devrez utiliser un plus grand système de projection ou bien même un autre système de visioconférence.  

 Qui dit fonctionnent simple, dit forcément démarrage rapide des réunions. Nous ne devons plus passer des heures à démarrer des salles de réunion, on doit aller vite et être efficace. .

Votre petite salle de réunion en visio - CGMEDIA

A quel moment utiliser ces petites salles de réunion en visioconférence ?

Vous pourrez utiliser ces salles lors de…

Brainstormings

Son but est de mettre en commun toutes les idées, d’en proposer des nouvelles sur le même sujet. 

Reviews

Cest quand on fait un petit 360 de ce que l’on doit voir comme quand typiquement on doit faire nos restitutions clients nous passons d’abord par cette salle afin de les regarder.  

 

Stands-up

C‘est des prises de paroles afin de pouvoir s’entrainer avant un rendezvous client mais avec un mobilier un peu plus cosy ce qui permet davoir un échange beaucoup plus productif.  

One to One

Ce sont des entretiens individuels, où nous allons échanger face à face  dans des salles qui sont souvent plus petites que des salles de réunion. Ces salles sont souvent plus chaleureuses par un mobilier qui a son importance.  

Suivis de projets

C’est typiquement quand nous avons un chantier, nous y affichons les plans dans cette salle.  

Un équipement de visioconférence pour vos petites salles de réunions - CGMEDIA

Comment équiper ces petites salles de réunion ?  

Vous équiperez vos salles avec une table mais celle-ci ne doit pas ressembler à une grande table de réunioncela peut très bien être une table basse. Ces salles doivent être agréables, avec un éclairage qui permettent d’éviter de la rendre austère et il est même mieux d’avoir un éclairage naturel.  

Le but de cet espace confortable c’est de permettre et de favoriser l’échange autour de ces salles 

Comment afficher et ou projeter ?  

Vous devez favoriser les écrans 4K plutôt qu’un vidéoprojecteur car la qualité n’est pas la même ainsi que l’économie d’énergie. 

Un écran de grande taille n’est pas forcément nécessaireUn des avantages de le favoriserc’est que vous n’avez plus besoin de changer l’ampoule de votre vidéoprojecteur lorsque celle-ci n’est plus fonctionnelle. 

La rapidité de démarrage de cette solution permet d’optimiser le temps et gagner en rapidité et efficacité. En ce qui concerne la diffusion de documents, nous favorisons l’air media, c’est-à-dire plus de câbles, ce qui permet un espace sans fil.  

 

Une solution de visioconférence pour une petite salle de réunion - CGMEDIA

Pourquoi privilégier l’air média ? 

Favoriser lair média, c’est un moyen simple de partager du contenu via son smartphone, sa tablette ou son ordinateur portable. Cet outil est un gain de temps incommensurable et il est compatible toutes solutions. 

Quel équipement choisir pour sa petite salle de réunion ? CGMEDIA

 Comment discuter en visioconférence ?

CGMEDIA vous proposes des solutions de visioconférence rapides et faciles à mettre en œuvre. Une seule touche sur la tablette et votre visioconférence démarre, vous pouvez même venir sans ordinateur car on n’est pas tout le temps obligé de présenter une diapositive on peut tout simplement juste avoir une discussion avec notre intervenant. Le but encore une fois c’est d’être rapide et efficace.  

On ne peut plus se permettre de passer des heures à démarrer notre visioconférence. 

Nous favorisons des barres de son avec caméra, micro et haut-parleur intégrés tout en un. 

Concernant les multiplateformes, elles doivent être compatible avec les solutions d’aujourd’hui. Elles doivent aussi permettre de gérer plusieurs systèmes visio comme Teams, Zoom, Cisco Webex etc.  

Bien équiper sa petite salle de réunion en visioconférence - CGMEDIA

Il y a quand même de bonnes questions à se poser quand on veut équiper sa salle  :  

  • Vous devez savoir si l’endroit n’est pas trop bruyant, si par exemple votre salle de réunion est à côté d’un couloir avec des cloisons très fines ou très proches des opens spaces. 
  • Si votre espace possède une climatisation, vous devez prendre en compte qu’elle peut faire du bruit qui ne peut ne pas être entendu à l’oreille humaine mais capter par les micros.  

Ce qui compte dans ces petites salles de réunion ce sont c’est trois mots :  La facilité d’utilisation 

Ne pensez pas que ces salles doivent être complexes, elles doivent simples, efficaces et pertinentes 

 

Au sein de CGMedia, notre objectif est de trouver les meilleurs outils qui respectent le design de votre espace et votre façon de travailler, car nous savons que chaque projet est unique.

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